20 maj Bezpieczeństwo wydarzeń w związku z pandemią COVID 19
Mając na względzie najnowsze wydarzenia i zagrożenia związane z COVID-19 wszyscy stajemy przed poważnym i bezprecedensowym wyzwaniem, które pod względem biznesowym dotknęło prawie wszystkie branże, jednak najbardziej gospodarkę związaną z turystyką zarówno biznesową, jak i indywidualną.
Świat został zamknięty a my stanęliśmy w obliczu nieprzewidywalnej przyszłości, walcząc ze skomplikowanymi scenariuszami tego, co oznacza bezpieczne organizowanie wydarzeń w cieniu globalnej pandemii. Definicja „normalności” bez wątpienia się zmieni. Dlatego już teraz warto zacząć przygotowywać się do nowych wyzwań planując działania, strategie aby zmierzyć się z nadchodzącą, zdecydowanie inną rzeczywistością.
Każdy z nas wie, że na organizację wydarzenia składa się wiele zmiennych czynników, a proces przygotowania wydarzenia rozpoczyna się znacznie wcześniej niż jego realizacja.
W artykule tym, przedstawione zostaną poszczególne elementy, które w nadchodzącej rzeczywistości spotkań ulegną zmianom lub zostaną objęte szczególnym nadzorem bezpieczeństwa.
1. KONTROLA SANITARNA
Wymagana będzie wzmożona kontrola sanitarna począwszy od obiektu w którym odbywać się będą wydarzenia, przez hotele w których będą spać uczestnicy, firmy cateringowe, które będą dostarczały catering na dane wydarzenie, skończywszy na dostawcach sprzętu, którzy będą musieli zadbać o rzetelną dezynfekcję sprzętu, np. na przykład słuchawek do tłumaczenia symultanicznego, które przekazywane są z ręki do ręki. Dla koordynatora eventu wyzwaniem będzie także kontrola dostawców i łańcuchu dostaw, które są podstawą funkcjonowania rynku sprzedaży.
Kolejny element kontroli sanitarnej to kontrola zdrowia uczestników, już od momentu wejścia do obiektu. W gestii organizatora wydarzenia będzie zapewnienie podstawowych narzędzi jak np.: termometr bezdotykowy, płyn dezynfekcyjny, spryskiwacz do dezynfekcji, jednorazowe rękawiczki lateksowe, maseczki jednorazowe lub chusteczki do dezynfekcji. Wsparciem w tym zakresie będzie technologia, co prawda znana od dłuższego czasu, jednak nie używana dotychczas powszechnie w kontekście spotkań. Dzięki zastosowaniu tych urządzeń będziemy mogli wykluczać osoby u których występują niepokojące objawy.
Przykładami technologii pozwalających zoptymalizować działania w obszarze kontroli i ochrony zdrowia są:
- Mass Fever Screener – system mierzący temperaturę uczestników – wykrywa gorączkę w czasie rzeczywistym w miejscach publicznych / urządzenie: Al.-Based Fever Screener
- Podręczne kamery termowizyjne – urządzenie do rejestracji i wizualizacji rozłożenia temperatury na przestrzeni danego obszaru / urządzenie: Portable Thermal Camera
- Kamery termowizyjne na smartfony / urządzenie: Camera for Smartphone
2. SALE KONFERENCYJNE
Ze względu na to, że będziemy musieli mieć na względzie zachowany dystans pomiędzy uczestnikami, zmieni się układ sal konferencyjnych. W momencie gdy mamy sale dla 300 osób, ich objętość użytkowa znacząco spadnie kiedy będziemy musieli zadbać o odpowiedni dystans pomiędzy uczestnikami. Wyznaczenie określonej odległości pomiędzy osobami będziemy musieli wdrożyć już na etapie np. stania w kolejce do rejestracji, szatni czy w innych punktach ciągłej komunikacji.
Odkażanie sal konferencyjnych pomiędzy sesjami wydłuży nam długość konferencji a także zmieni plan agendy wydarzenia. Trwają prace nad wprowadzeniem nowych technologii i rozwiązań które mają umożliwić łatwość organizacji wydarzeń w ich tradycyjnej strukturze. Przykładem są drony pomagające walczyć z pandemią koronawirusa na przykład poprzez rozpylanie środków dezynfekujących. Mogą one w przyszłości posłużyć jako jedna z metod, które wspierają nasze bezpieczeństwo. Pamiętajmy jednak, że nie w każdym pomieszczeniu jest to dopuszczalne.
3. CATERING
Na chwile obecną możemy zapomnieć o samoobsługowych bufetach. Procedura dostarczania cateringu będzie musiała być szczegółowo sformalizowana nie tylko na etapie produkcji ale też i na dostawie pożywienia do osób uczestniczących w wydarzeniu. Współpraca z dostawcami będzie wyróżniała tych, którzy stosują i skutecznie wdrażają metody i procedury bezpieczeństwa Miejmy nadzieję, że będziemy mogli liczyć na wsparcie i troskę otoczenia branżowego szczególnie na linii zamawiający-dostawca.
4. NETWORKING
Podstawowe rzeczy bez których ciężko wyobrazić sobie udane wydarzenie to networking i wszystkie elementy które są związane z bezpośrednim kontaktem pomiędzy uczestnikami, jak choćby podanie wizytówki – w obecnej sytuacji jest to ryzykowne. Jednak już obecnie istnieją aplikacje, które umożliwiają wymianę wizytówek np. CamCard Free.
Bez wątpienia zmieni się również zakres i charakter giftpaków. Przedmioty takie jak smycze, długopisy i inne materiały promocyjne, to rzeczy które spływają z różnych stron, od rożnych dostawców, drukarni, kontrola bezpieczeństwa w tym zakresie wydaje się być zbyt długotrwała i czasochłonna. Czy w zamian możemy oczekiwać wirtualnych giftpaków, zawierających np. vouchery? – czas pokaże.
5. PODRÓŻE
Kolejny punkt przy którym warto się zatrzymać to transport uczestników, którzy muszą do nas trafić. Będziemy musieli kontrolować wszystkie wytyczne związane ze środkami transportu, wszelkiego rodzaju ograniczenia w aspekcie poruszania się, szczególnie większych grup ludzi.
6. KWESTIE LEGISLACYJNE
Możemy przewidzieć, że nastąpią zmiany prawne związane z ubezpieczeniem uczestników. Na chwile obecną nie wiemy jeszcze na ile zmieni się treść i jak bardzo wzrosną ceny polis, które zawierane są na każde wydarzenie.
7. CERTYFIKACJA OBIEKTU
Musimy być przygotowani na spotkanie się z lękiem wśród uczestników i obawami związanymi z przebywaniem, szczególnie dużej ilości osób w zamkniętym pomieszczeniu. Będziemy musieli wykazać się odpowiedzialnym postępowaniem które zapewni bezpieczeństwo i komfort uczestników. Możemy się spodziewać, że przez obecną sytuację związaną z pandemią zostanie wprowadzony nakaz certyfikacji obiektu pod względem bezpieczeństwa przeprowadzenia wydarzeń.
Co będzie charakteryzowało wydarzenia najbliższych lat?
Jeszcze kilka miesięcy temu na to pytanie odpowiedzielibyśmy zupełnie inaczej.. Dziś pierwsze skojarzenie, to przede wszystkim, szeroko rozumiane bezpieczeństwo i komfort uczestnika..
Pandemia COVID-19 znacząco przyspieszyła tempo cyfryzacji i wirtualizacji wydarzeń. Duża część życia już przeniosła się do świata online. Mamy do dyspozycji różne narzędzia, które możemy z pełnym powodzeniem wykorzystać na organizację wydarzeń np. zoom, clikmeeting, accelevents, konfeo i wiele innych ułatwiających komunikację. Obiekty konferencyjne będą musiały dobrze wyposażyć się w stabilne łącze internetowe, wykwalifikowaną obsługę techniczną oraz odpowiedni sprzęt do streamingów i e-konferencji. Wydarzenia mogą przybierać różne formy, w zależności od pomysłu i zaangażowania organizatora. Przykładowo, jednym z nich, może być udział w wirtualnym wydarzeniu, które będzie płatne. Koordynator takiego wydarzenia oprócz pozyskania wykwalifikowanych prelegentów i inspirujących prezentacji, może pomyśleć na przykład o wprowadzeniu voucherów cateringowych, tak aby móc jak najbardziej zbliżyć spotkanie online do spotkania face to face.
Aspekty opisane w tym artykule wymagają od nas wszystkich dużej elastyczności, gotowości do uczenia się, kreatywności i akceptacji nowej rzeczywistości, tak aby można było bezpiecznie i komfortowo uczestniczyć w wydarzeniach zarówno po stronie uczestnika jak i organizatora danego wydarzenia.
Zapowiada się, że pandemia będzie nam towarzyszyć przez długi czas. Miejmy jednak nadzieję, że jak najszybciej przystosujemy się do nowych warunków.
Pozostańmy optymistami.